Hoje em dia, o backup vem sendo a melhor solução para armazenar dados e garantir a segurança dos mesmos. Nesse caso, não seria diferente quando pensamos em backup em nuvem para contabilidade.
O mundo contábil vive com uma série de dados sensíveis, que em caso de perda, causaria uma grande dor de cabeça e um grande prejuízo. Por conta disso, é natural que se busquem formas mais completas de gerir esses dados e garantir uma confiabilidade.
Dessa forma, os métodos convencionais de realizar um backup acaba não sendo mais suficiente, ou muitas vezes é mal usado. Assim, quando se imagina o backup em nuvem para contabilidade estamos falando principalmente de segurança.
Mas, você sabe como funciona esse mercado e como ele pode contribuir para o seu escritório contábil? É o que vamos te explicar no artigo de hoje.
O que é backup? E o backup em nuvem para contabilidade?
Antes de entender como o backup se adequa ao mercado de contabilidade, é preciso entender o que de fato é considerado como backup.
Em um conceito geral, backup significa copiar todos os dados que existem em determinado ambiente, com a chamada cópia exata. Dessa forma, seria uma forma de segurança para caso de perda dos arquivos originais.
Ou seja, o backup é como se fosse uma segunda garantia, uma segunda casa para os dados guardados ali. Assim, não é difícil perceber a importância que essa prática tem nos dias atuais.
Pensar no mercado contábil deixa mais evidente ainda a função e a importância de usar backup. Entretanto, o que seria um backup em nuvem?
Quando falamos do termo nuvem, estamos nos referindo a um armazenamento online, realizado para alocar dados em uma rede, sem necessidade de espaço físico.
Com isso, backup em nuvem para contabilidade está alinhado exatamente a esse ponto, de ter um sistema digital e funcional, para garantia dos dados guardados. Além disso, o backup pode ocorrer de diversas formas, como diariamente, mensalmente ou a depender da necessidade da empresa.
Vantagens de implementar o backup em nuvem para contabilidade
Entendo o conceito, pensar nas vantagens é natural. No entanto, nem todos conseguem perceber o quão vantajoso é ter esse tipo de serviço.
São inúmeras vantagens, e você acompanha as principais delas abaixo.
Redução de custo
De maneira análoga, se você realiza um backup usando apenas sistemas digitais, qual a necessidade de investir em aparelhos como CD, pendrive ou HD?
O custo para criação desse backup é mínimo perto do que seria comprar dispositivos para auxiliar no processo. Além disso, a possibilidade de falha de um aparelho também contribui para que o modo convencional seja mais caro que o backup em nuvem para contabilidade.
Recuperação
É claro que um backup convencional precisa garantir a segurança dos dados, mas quando está em nuvem, essa garantia é ainda maior.
Pensando no que se levantou anteriormente, se determinado dispositivo falha, a chance de recuperar os dados é baixa. Entretanto, se está se valendo de backup em nuvem, a recuperação é garantida.
Outro ponto importante é que a nuvem vai garantir a proteção do que se copiou, impedindo ações humanas que possam prejudicar essa ação.
Segurança dos dados
Imagine que você possui um escritório com dados e mais dados confidenciais e sensíveis de clientes, e de uma hora para outra acontece um ataque nos sistemas.
Nesse caso, se os dados estiverem em um sistema físico, em um aparelho, tudo pode ser facilmente roubado nesse momento. Por outro lado, usando o backup em nuvem para contabilidade, você consegue garantir que, por mais que os sistemas sejam afetados, os dados importantes estão guardados em um sistema apartado.
Dessa forma, é inegável o quando o sistema de nuvem é capaz de gerar confiança para um escritório. Além disso, pode garantir também a satisfação do cliente com a segurança.
Ou você já imaginou ter que dizer aos seus clientes que todos aqueles dados confidenciais que eles possuíam na sua empresa foram simplesmente roubados?
Aqui, estamos falando de fidelização de cada cliente existente no escritório.
Informações mais disponíveis
Com o backup em nuvem para contabilidade, outra vantagem encontrada é a facilidade para que seus colaboradores acessem os arquivos. Assim, acaba aquela tratativa de horas e horas procurando arquivos em diferentes lugares.
Dessa forma, otimiza o tempo, a rotina e o trabalho de todos os envolvidos nesse processo. Muitas vezes, alguns erros humanos são causados exatamente por essa dificuldade em se realizar uma tarefa.
Sendo assim, tendo os dados em mãos e em fácil acesso, facilita o trabalho diário.
Como migrar e realizar o backup em nuvem para contabilidade?
Depois que você entende as vantagens de uso, o caminho mais natural é buscar agora como realizar essa migração de maneira segura e rápida.
Primeiramente, precisa-se analisar com calma as opções disponíveis no mercado para atender determinada necessidade da empresa. É claro que existem algumas empresas que saem na frente dessa escolha, mas não pode ser a única opção.
Em geral, essa pesquisa precisa levar em consideração alguns pontos importantes como capacidade de gerenciamento, valores e serviços. Em geral, o principal modelo de backup em nuvem para contabilidade é o SaaS – Software como Serviço.
O uso do SaaS se justifica principalmente pela característica de ter um bom custo-benefício para a empresa, pois tudo vai depender da demanda. Quanto mais demanda, maior o valor.
E vice-versa.
Após escolher esse melhor modelo, é hora de contatar a empresa para que ela ajude na passagem de dados para o sistema em nuvem. Nesse caso, o ideal é que tenha um bom acompanhamento profissional.
A maior dificuldade é nesse momento, já que é agora que os dados dos clientes se movimentam de um local ao outro. Assim, todo cuidado é pouco para garantir um bom retorno e uma boa execução.
A garantia de funcionamento é a principal pedida pós operação, e deve ser realizada por meio de testes imediatamente. Além disso, os testes devem se manter por semana, meses e anos.
Ou seja, mesmo que seja um sistema mais seguro e uma solução mais eficaz, o ideal é ter tudo isso sempre em teste e validação. Lembre-se que são dados confidenciais, e precisam estar exatamente como foram deixados.
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