Google Workspace para contabilidade: vale a pena?

É comum encontrarmos por aí indicações constantes para que uma empresa passe a usar os serviços do Google Workspace, ou o antigo G suíte. Entretanto, será que vale a pena usar o Google Workspace para contabilidade?

Essa é uma dúvida bastante pertinente, visto que um escritório de contabilidade pode apresentar uma necessidade de armazenamento e, principalmente, de segurança muito maior que outros ramos. Afinal, estamos falando de um setor que trabalha com dados confidenciais, que definem a vida de milhares de pessoas.

Mesmo com essa particularidade, não dá para deixar de indicar o Google Workspace para contabilidade hoje em dia. Sim, é inviável se manter no mercado sem utilizar sistemas como o Drive ou o próprio Gmail do Google.

Se anos atrás já era indicado e recomendado, atualmente virou quase uma obrigação dado o aumento no número de profissionais que trabalham de maneira remota. Ou seja, precisam ter armazenamentos em softwares para gerir melhor os processos da empresa.

Estamos vivendo em um mundo cada vez mais tecnológico, e os escritórios precisam estar em contato direto com esses avanços, por uma questão de sobrevivência no mercado. Além disso, cada vez mais os setores cruciais estão dependendo de otimização de tempo e espaço, o que só pode ser conseguido, em totalidade, usando sistemas e softwares.

No artigo de hoje, você vai saber um pouco mais sobre a importância do Google Workspace para contabilidade!

Por que usar o Google Workspace para contabilidade?

Inevitavelmente, pensando em Google Workspace para contabilidade, a primeira resposta que vem a cabeça é a possibilidade de controlar melhor todos os processos da empresa. De maneira geral, ocorre uma otimização no tempo e logística.

Outra grande vantagem é a agilidade que o Google Workspace oferece, principalmente com ferramentas como o Hangouts ou o Google Agenda. Por exemplo, imagine ter todas as suas reuniões marcadas com possibilidade de visualização em uma cenário bastante simples e intuitivo?

Facilita não só a organização empresarial, mas a individual de cada colaborador, principalmente no que diz respeito a lidar com os dados sensíveis de clientes. Assim, a criação por exemplo de apresentações para clientes ou outros profissionais fica muito mais simples com os modelos disponibilizados pela Google Workspace para contabilidade.

Sim, existem modelos voltados ao mercado contábil entre todos os milhares existentes na plataforma. Além disso, os formulários Google também são ótimas ferramentas para pesquisas de satisfação internas ou com seus clientes.

Dessa forma, podemos entender que usar o Google Workspace para contabilidade tem a ver principalmente com gestão, otimização de tempo e segurança para lidar com dados tão sensíveis e confidenciais. Por isso, é um movimento natural de todos os escritórios que trabalham nesse mercado.

Atualmente, com a explosão do trabalho remoto, o Google Workspace virou peça-chave para manutenção dos processos em diversas empresas. Nesse caso, não seria diferente aqui, pois garante ainda a confidencialidade e a autenticidade dos dados cadastrados dentro de um escritório.

O que o trabalho remoto mudou nessa perspectiva

Se você chegasse para um escritório de contabilidade um tempo atrás, e falasse que seria necessário passar todos os seus arquivos para o digital, provavelmente a resposta não seria agradável. Aqui, ocorria principalmente aquela velha desconfiança quanto a segurança de dados alocados em sistemas web.

Entretanto, com o trabalho remoto basicamente abrangendo todos os mercados, essa migração foi quase inevitável. Atualmente, as empresas precisam ter estrutura corporativa para alocar seus dados de forma que todos os colaboradores tenham acesso.

Nesse caso, precisa ser usado um pacote de sistemas que ajudem essa integralização. Ou seja, o Google Workspace começou a ser mais do que requisitado. Assim, quando pensamos em Google Workspace para contabilidade, o cenário não foi diferente.

Na verdade, essa migração ocorreu com bastante rapidez por parte dos escritórios. É claro que, inicialmente, ocorreu a tradicional dúvida e o tradicional questionário sobre a viabilidade dessa mudança, principalmente pensando em segurança.

No entanto, a Google conseguiu garantir que os dados usados no Workspace estariam seguros, e toda a confiabilidade de informações estaria garantida.

Vantagens no uso do Google Workspace para contabilidade

Agora que você já entendeu de maneira geral os motivos para usar o Google Workspace para contabilidade, vamos elencar algumas vantagens diretas e de forma direta.

É claro que, em geral, tudo vai depender do modelo de trabalho que seu escritório usa hoje em dia, e como os processos estão definidos e organizados.

Google Planilhas

Sem dúvidas essa é uma das principais vantagens do ambiente para o setor de contabilidade: a possibilidade de criar planilhas integradas. Dessa forma, todo um time de consultores ou técnicos podem atuar juntos em um mesmo espaço, ao mesmo tempo.

Além disso, os colaboradores possuem uma ferramenta poderosa para criação de gráficos ou itens visuais que busque facilitar a criação e utilização da planilha. Com isso, o trabalho que deveria ser complexo para demonstrar resultados aos clientes se torna simples e rápido.

Outro ponto importante é saber que o usuário que criou a planilha possui o controle de quem acessa o link e quais as condições para leitura e edição dentro da mesma.

Documentos importantes e espaçosos

Dentro de um escritório de contabilidade, constantemente você vai se deparar com um número alto de documentos, muitos deles de alta importância como notas fiscais. Por conta disso, é natural que se busque uma forma segura para guardá-los, ao mesmo tempo que otimiza espaço.

O uso do Google Drive facilita esse armazenamento, além de garantir a segurança com armazenamento em nuvem e toda a confiabilidade que os ambientes do Google Workspace possuem.

Reduz Custos

Aqui temos a grande vantagem de uso do Google Workspace para contabilidade, reduzir custos do escritório enquanto mantém todos os processos funcionais e otimizados. Quando se utiliza um pacote de sistemas que possui todas as funcionalidades necessárias, a empresa não precisa arcar com custos adicionais para manter-se funcionando.

Ou seja, nada de comprar softwares de planilhas, ou pagar a mais para ter armazenamento sem limite de dados, ou ainda um pagamento extra pela plataforma de comunicação. No Google, tudo isso consegue ser integrado em um mesmo lugar, com um custo mais em conta que outras possíveis soluções.

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