Sabemos que a Microsoft está sempre buscando ajudar as pessoas e organizações a alcançar mais e reinventar sua produtividade. Dessa forma, pensando nisso, criaram o Microsoft Teams, ferramenta baseada em um chat que integra todas as pessoas da sua equipe. No qual, veremos neste post.
O que é Microsoft Teams?
Podemos definir Microsoft Teams, como uma ferramenta da Microsoft baseada em um chat que integra todas as pessoas da sua equipe. Com o objetivo de melhorar o engajamento dentro da empresa e se tornar mais eficaz.
Ou seja, em outras palavras trata-se de um aplicativo de bate-papo em grupo. No qual, permite o gerenciamento de diversas conversas em um único ambiente de controle. Dessa forma, o Microsoft Teams foi desenvolvido para facilitar a comunicação e promover a colaboração entre as equipes da empresa.
O Microsoft Teams está disponível para desktop (Windows e Mac) e também para dispositivos móveis (Android e iOS). Conta com o SharePoint, PowerPoint, OneNote, Word e Excel como recursos internos, possibilitando que os seus usuários trabalhem nesses documentos diretamente na aplicação.
Dessa forma, diversas áreas de trabalhos poderão ser conectadas de modo que os seus integrantes se comuniquem em tempo real. Como por exemplo, vendas, marketing, contabilidade, finanças, gestão de projetos, entre outras…
Quais são seus benefícios?
Bom, agora que você já sabe do que se trata o Microsoft Teams, vamos mostrar abaixo quais são os benefícios de utilizá-lo em sua empresa.
Interação
Com o Microsoft Teams é possível criar um grupo para cada projeto e manter todas as mensagens registradas em um canal de comunicação exclusivo para aquele time. Dessa forma, o sistema cria 3 níveis de troca de informações com objetivos diferentes: menções, mensagens e notificações. Entenda!
- Menções: As menções são criadas quando um usuário inclui o @ e o nome da pessoa ou do canal utilizado para postar uma ideia, um comunicado, ou até mesmo um lembrete. Se uma pessoa for citada no bate-papo da equipe, todos verão a menção a ela naquele texto.
- Mensagens: É possível enviar mensagens para pessoas ou grupos criados pelos usuários. Por exemplo, em um projeto de TI, o coordenador da equipe de desenvolvedores pode reuni-los em um grupo, separado do time de infraestrutura. Além disso, é permitido que as pessoas reajam aos comentários ou às mensagens como em uma rede social. Sendo possível curtir uma resposta sem precisar responder.
- Notificações: As notificações informam sobre as mudanças no canal, como por exemplo a remoção ou adição de membros em um grupo, a alteração do nome da equipe, a criação de um grupo, enfim…
Chamadas de Áudio e Vídeo
O aplicativo do Microsoft Teams pode ser instalado em notebooks, tablets, smartphones, etc… Ele permite que as pessoas façam ligações de voz, e também oferece recursos de gravação de conferência e de troca dos arquivos mencionados na reunião. Dessa forma, um diferencial da ferramenta é a ativação de desfoque do ambiente gravado. Ou seja, isso permite que a pessoa interaja com seu time inclusive em locais bem movimentados sem que isso crie distrações para o diálogo, por exemplo.
Tarefas e calendários de reuniões
Às vezes acompanhar tarefas não é uma das atividades mais simples de serem realizadas em outras ferramentas de calendário corporativo. Porém, com o Microsoft Teams é diferente, pois, ele se integra ao Outlook e simplifica a gestão de qualquer tarefa.
O aplicativo permite criar e enviar solicitações de reuniões com apenas alguns cliques, além de apresentar um calendário integrado que reúne todos os acontecimentos registrados para o grupo ou a pessoa. Também incorpora links de videoconferência caso os usuários desejem fazer um encontro online com a equipe.
Integração com o Office 365
Compartilhar apresentações, planilha, imagens, gráficos, textos e qualquer outra categoria de arquivo é uma tarefa simples para os usuários do Microsoft Teams. Afinal, a ferramenta conta com o Office 365, o que permite visualizar e editar o documento mesmo sem baixá-lo para o dispositivo da pessoa. Ou seja, todo o trabalho pode ser realizado em ambiente online.
Como utilizá-lo ?
Para utilizar o Microsoft Teams é necessário seguir os passos abaixo:
Acessar e convidar colegas
1º- Acessar o endereço teams.microsoft.com no navegador e fazer login com a sua conta da Microsoft. O Microsoft Teams, funciona tanto na web como em aplicativo.
2º- Após isso, você irá escolher um nome para usar no Teams e uma foto de perfil.
3º – Adicione e-mails dos colegas com os quais você deseja colaborar como um time. Dessa forma, para notificá-los, selecione a opção “enviar convites” após definir sua lista de e-mail.
Conversar e criar canais
1º – Ao entrar no Teams, um canal principal com o nome “Geral” é criado automaticamente. O ícone de três pontinho dá acesso ao menu, em que há uma lista de opções. Dentre elas, selecione “Adicionar canal” para criar um chat destinado a um projeto específico;
2º- Use o chat Geral para conversar com todos os membros do canal ao mesmo tempo. A ferramenta permite criar texto formatado e suporta anexos, emojis e GIFs. Esses recursos podem ser acessados na barra inferior abaixo da caixa de texto;
3º – Clique na câmera para iniciar uma chamada de vídeo em grupo. O recurso está disponível por completo apenas no programa para desktop e pelo Microsoft Edge. Em outros navegadores, como o Chrome, o Skype integrado permite realizar apenas ligações por voz.
Criar e compartilhar arquivos
1º- Acesse a aba “Arquivos” para fazer upload (Carregar) ou criar um documento online usando o Word Online, Excel Online ou PowerPoint Online;
Portanto, como você pôde ver, o objetivo do Microsoft Teams é tornar a comunicação da equipe mais interativa, sem ruídos ou distrações. Sua utilização aumenta a produtividade dos times e agrega uma série de recursos para melhorar a gestão da rotina das pessoas.
Vale ressaltar, que por conta da Pandemia do COVID-19 a Microsoft fez a liberação para que todos possam utilizar o Microsoft Teams durante 6 meses de forma totalmente gratuita.
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