Toda empresa possui o objetivo de ser produtiva, inovadora, conter qualidade, sucesso e ser uma grande influência no mercado. Agora, você já imaginou possuir tudo isso e ainda por cima conseguir reduzir os custos da empresa? Pois, sabemos que não adianta melhorar somente os ganhos, se nossos custos estiverem aumentando também. Dessa forma, neste post veremos como aplicar a redução de custos, e os benefícios que possuímos através disso.
O que significa reduzir custos?
A redução de custos pode ser entendida como um conjunto de procedimentos, no qual, é coordenado pela alta administração da empresa. Possui como objetivo reduzir seus custos e despesas por meio de medidas e procedimentos específicos. Dessa forma, obtém ganhos de eficiência e produtividade.
Custos e despesas, qual a diferença?
Muitas pessoas não sabem, mas custos e despesas são conceitos diferentes. Despesas são todos aqueles gastos necessários para que a empresa siga funcionando. Como por exemplo, salário dos funcionários. Já os custos, estão relacionados com à entrega de seus bens e produtos finais. Como por exemplo, aquisição ou produção de mercadoria, energia elétrica, mão-de-obra, impostos, entre diversos outros…
Existem duas formas para as empresas implantarem a redução de custos: Espontânea e Compulsória.
A redução de custo espontânea acontece antes de qualquer sinal de crise na empresa, é como se fosse uma prevenção. Ela tem por objetivo manter uma vantagem competitiva. Já a redução de custos compulsória, é implantada para a sobrevivência da empresa, diante da crise financeira que ela vem passando.
Portanto, com a crise econômica que atualmente vivenciamos, reduzir os custos da empresa tem se tornado cada vez mais necessário. Porém, é importante ressaltarmos que temos que tomar bastante cuidado na hora de realizar essa redução. Pois, devemos reduzir as coisas irrelevantes, que muitas vezes não são necessárias, ou até mesmo substitui-los. Sendo assim, abaixo veremos alguns exemplos de redução de custos:
Utilizar ferramentas estratégicas
Com o avanço da tecnologia e da internet, ficou muito mais fácil encontrar soluções que auxiliem na gestão de uma empresa, e as ferramentas estratégicas fazem esse papel. Hoje em dia, existe diversas plataformas online que permite automatizar e auxiliar em qualquer tarefa. Dessa forma, você consegue reduzir seu tempo com o trabalho manual, economiza itens de escritório e ainda mantém um trabalho mais qualificado.
Google Drive – É uma plataforma online, na qual armazena planilhas, documentos, apresentações, fotos, arquivos, entre diversos outros. Podendo ser acessada de qualquer lugar e ainda você consegue compartilhar qualquer tipo de arquivo que esteja dentro do Google Drive com seus colegas de equipe.
Google Planilhas – Também é uma ferramenta da Google, semelhante ao Excel da Microsoft, o Planilhas Google permite que você crie planilhas, adicione anexo, compartilhe com colegas e ainda vocês podem fazer o acesso a Planilha ao mesmo tempo, o que fica muito mais prático e produtivo.
Google Documentos – É uma ferramenta muito utilizada e muito útil. O documentos Google, permite que você crie qualquer tipo de documento, também possui uma semelhança com o Word da Microsoft, e as permissões são as mesmas citadas no Google Planilhas.
Automação dos Processos
A Automação de processos consiste em utilizar a tecnologia e a integração de sistemas e dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho. E quando possível, ainda tem a função de realizar a substituição de atividades manuais por automatizadas. Como seria o caso das ferramentas estratégicas como citado acima. Também possuímos outros exemplos de automação de processos:
- Planejamento de atualizações de antivírus.
- O uso de ferramentas de backup para agilizar o processo e mantê-lo seguro.
- Soluções para Firewall entre diversos outros..
Aplicação em Nuvem
Aplicações em nuvem são ótimos para quem procura redução de custos na empresa e otimização. Com as aplicações em nuvem é possível economizar em todos os recursos citados anteriormente e ainda nesses abaixo:
- Trabalhos remotos dos colaboradores. Pois, eles poderão acessar arquivos de outros dispositivos a partir da nuvem.
- Menos gastos com recuperação de arquivos, já que é possível realizar o backup dos arquivos e documentos direto por backup em nuvem.
Gestão em TI
Nossa última dica, é optar para a gestão de TI (Tecnologia da Informação). O serviço de TI é prestado por empresas especializadas, no qual as mesmas acompanham a rotina do cliente, realizam análises das atividades, identificam pontos que precisam ser melhorados e oferecem novas estratégias.
Portanto, foi possível identificar várias maneiras diferentes para começarmos a realizar a redução dos custos de nossas empresas. Não perca mais tempo.
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